Eficiência no e-mail: como usar o campo cc

Não é nenhum segredo que e-mail é o minha principal atividade a internet. Estou até tentando usar o twitter (@leofaoro), mas e-mail ainda é rei.

Uma das funções que é menos utilizada pelos usuários de e-mail é o campo cc (carbon copy), que simplesmente envia uma cópia da mensagem aos usuários deste campo. Claramente seria impraticável tentar educar todos que se comunicam comigo a utilizar este campo corretamente, entretanto mais de 80% dos meus e-mails são de pessoas com quem me comunico frequentemente, como meus sócios e colegas de trabalho.

Como eu poderia utilizar então a colaboração destas pessoas para ser mais eficiente ? Para mim, bastou criar: uma expectativa de uso do campo, e uma regra no meu e-mail que marque as mensagens em cc.

A expectativa: mande um único e-mail para seus contatos mais frequentes explicando o seguinte: para assuntos em que voce tenha que agir (responder, cumprir alguma tarefa, etc), seu endereço vai no campo "para". Para qualquer outro assunto, em que você tenha somente que ficar a par, seu endereço vai no campo "cc".

A regra: crie uma regra no seu cliente de e-mail favorito (o meu é o Gmail), que classifique as mensagens em que seu endereço está no campo "cc", e faça algo para diferenciá-las das outras (uma cor diferente, por exemplo).

Depois de implementar esta opção eu passei a ter um pouco mais de controle sobre minha caixa de entrada. De grande parte dos e-mails que recebo, boa parte são somente "cc", que portanto eu leio rapidamente e não preciso fazer nada senão arquivar.