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Estratégias para sobrecarga de email

07/07/2008 às 8:47

Sem dúvida alguma a tarefa que consome pelo menos 2 horas do meu dia de trabalho é gerenciar os emails recebidos. Tenho uma conta no Gmail onde recebo tudo exceto o que for relacionado ao meu trabalho na Universidade, que usa um servidor MS Exchange. Ultimamente, tenho percebido alguns hábitos que me tornam mais eficiente e reduzem significantemente o tempo que a leitura dos email toma.

Resolvi fazer uma lista daqueless que mais me ajudam:

1) Formule respostas cada vez mais simples, pontuais, sem firulas. Antigamente, eu respondia um long email com um cumprimento ainda maior, uma resposta mais elaborada e uma assinatura. Agora ficou simples: simplesmente respondo, em 2-3 palavras no máximo se possível, envio e arquivo, tudo usando o teclado. Não é preciso dizer que tal recurso deve ser utilizado com moderação (fica um pouco chato responder para seu chefe com um "ok").
2) Aprenda os atalhos de teclado de seu sistema de email, seja um cliente de desktop tradicional ou um webmail como o Gmail. Não uso mais o mouse, é tudo via teclado. Acredite, vale a pena investir um pouco de tempo para aprender e se acostumar a usar os atalhos
3) Use atalhos para os textos mais frequentes. Tenho usando software que "expande" atalhos em textos que uso com freqüencia. Por exemplo, para digitar o texto "Leonardo Faoro", eu digito somente "/lf", e o texto automaticamente é subtituido pela versão expandida. Isso é muito útil para telefones, endereços e repostas-padrão que muitas vezes preciso usar. Para o Mac, uso o excelente TextExpander (custa US$29.95), e no Windows usei bastante o AutoHotkey (livre, código aberto).
4) Ao invés de ter várias contas primárias que devem ser checadas com freqüência, eu tento centralizar em uma (uso duas por obrigação do trabalho) conta tudo que entra. Tenho vários outros endereços de email que são meros redirecionadores que enviam tudo para minha conta primária no Gmail.
5) Faça bom uso dos filtros do seu sistema de email. Independentemente de qual sistema você utiliza, filtros hoje em dia estão em todos os aplicativos (web e desktop). Crie filtros para listas de discussão, por exemplo, para redirecionar diretamente para uma pasta adequada. Da mesma forma, crie um filtro para ajudar a priorizar o que deve ser respondido primeiro, por exemplo para marcar em vermelho mensagens que venham do seu chefe.
6) Talvez o mais difícil, porém que mais ajuda a manter em dia sua caixa de email é o hábito de não deixar nada "pendente", jogado no seu inbox. Mesmo que seja algo que você deve fazer imediatamente, mova para uma pasta adequada, "urgente" por exemplo. Fazer uma triagem inicial de todas as mensagens, coloca-las com as tags ou pastas corretas ajuda em muito a deixar tudo em dia.

Mais alguem tem alguma dica interessante para compartilhar ?

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