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Algumas dicas para e-mail e IM

25/03/2008 às 1:24

Desde o começo da Internet, existe o e-mail, e ela é ainda a ferramenta mais popular. Eu uso e-mail e IM muito intensamente. Recebo mais de 200 emails por dia, e troco mensagens instantaneas diariamente via MSN e Google Talk.

Algo curioso está acontecendo: as pessoas estão começando a tratar IM como se fosse e-mail. Ou seja, enviam uma mensagem para você, e respondem horas, as vezes dias depois, como se fosse um email arquivado. Acho este tipo de comunicação interessante, mas muito ineficiente. O fato é que deixar o cliente de email rodando e logado não quer dizer o usuário receberá mensagens enviadas enquanto estiver longe do computador, por exemplo se faltar luz, ou se vier uma outra pessoa e resetar o computador ou mudar de usuário....é receita para desastre, já que algo importante vai ser perdido, mais cedo ou mais tarde.

Talvez melhor do que analisar o problema que já existe, é tentar explicar porque está acontecendo isso. Creio que o motivo das pessoas estarem enviando IMs como se fosse email seja para tentar "chegar antes", ter maior prioridade na lista de tarefas a cumprir do destinatário. Se eu recebo um email, por exemplo, não o respondo imediatamente, mas sim quando me for mais conveniente, e depende da prioridade que aquele assunto tem para mim. Mas no IM, aquilo pipoca na tela, e eu me sinto quase que obrigado a responder na hora, justamente pelo fato de a meu ver IM ser uma ferramenta para conversa em tempo real.

Tudo isso parece estar ligado ao fato de nós estarmos recebendo emails com uma frequência cada vez maior. Como eu disse, recebo mais de 200 por dia, e este número está crescendo: cada vez tenho mais gente me encontrando, tenho múltiplos projetos em andamento, e ao invés de telefonar, as pessoas preferem mandar uma notinha curta, algo que eu também prefiro. Vejo com frequência gente decretando "falência no email", apagando todas as mensagens pendentes pois simplesmente não conseguem dar conta, e começam do zero. E lógico, existem vários "métodos" para tentar superar esta avalanche de informação, mas nada funciona melhor do que simplesmente se organizar e não deixar acumular.

Abaixo, listo algumas pequenas regras para dar conta do recado, tanto do email quanto IM:

1) Gerencie sua caixa de email: crie pastas e arquive suas mensagens, e retire-as da caixa de entrada. Se você nunca teve a caixa de entrada vazia, não sabe o que está perdendo...é um alívio.

2) Torne um hábito responder todos os seus emails, pelo menos uma vez por dia.

3) Se desejar ficar online via IM, se estiver "online" mesmo, esteja disponível. Se não quiser ser incomodado, escolha entre não ficar online, ou ficar "away", sabendo que sempre alguém vai querer conversar sobre algo mais importante.

4) Não chame as pessoas que estão como "away" para papear sobre o tempo. Não é legal.

5) Se possível, unifique suas contas de email em uma única conta. Isto torna o processo de gerenciamento de mensagens muito mais eficiente.

6) Arquive tudo que tiver um mínimo de importância. Eu somente apago emails de listas de mensagens e newsletters, o resto é arquivado. Volta e meia há algo que eu realmente preciso achar...e foi discutido via email.

7) O Google Chat é seu amigo. Mesmo que você não esteja online, suas conversas ficam arquivadas no Gmail....uma mão na roda.

8) Ao invés de rodar um cliente de IM para cada rede (MSN, Google, etc), instale um cliente multi-protocolo. No Windows e Linux, recomendo o Pidgin. Para Mac, Adium. Saiba que alguns recursos que podem ser úteis não são suportados (como vídeo e áudio), mas o principal funciona muito bem.

9) Use seu status personalizado a seu favor. Coloque algo interessante, com onde você se encontra, ou se não quer ser incomodado.

10) Se houver a opção, use o protocolo IMAP. Seu email fica sincronizado com o servidor, e pode ser acessado de onde estiver.

Que outras dicas vocês teriam sobre este assunto ?

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